THD Facility Rental - Tulsa Health Department

Location d'installations THD

Cet espace est à votre disposition. Que vous organisiez une réunion, un cours ou un événement communautaire, le Département de la santé de Tulsa met à votre disposition des espaces conçus pour faciliter vos rassemblements et favoriser les échanges. La location de salles est possible pour les membres de la communauté et les organisations, offrant ainsi des solutions flexibles et abordables pour tout type d'événement.

Emplacement de l'installation

Merci d'avoir pensé à THD pour vos besoins en espaces de réunion. Offrir des salles accueillantes aux groupes et organisations communautaires est un aspect essentiel de notre mission au service du comté de Tulsa.

Situé au nord de Tulsa, le Centre régional de santé et de bien-être du département de la santé de Tulsa offre un environnement accueillant et axé sur la communauté, conçu pour favoriser le bien-être, l'apprentissage et les échanges. Construit en 2012, ce bâtiment moderne dispose d'espaces modulables et constitue un lieu facilement accessible pour les réunions, les événements et les programmes de toutes sortes.

L'établissement se situe au 5635 N. Martin Luther King Jr. Blvd, Tulsa, OK 74126, juste au nord de l'intersection de la 56e Rue et du boulevard Martin Luther King Jr., dans le nord de Tulsa. Il dispose d'un grand parking, comprenant des places réservées aux personnes à mobilité réduite, et est accessible aux fauteuils roulants grâce à des entrées et des toilettes adaptées, garantissant ainsi un accès facile à tous les visiteurs. Le hall d'entrée peut accueillir un bureau d'inscription ou de signalétique, à condition que l'accès aux clients de THD ne soit pas obstrué.

Vous pouvez apporter votre propre nourriture et vos boissons, mais il est interdit de les préparer sur place. L'alcool est interdit. Les salles sont disponibles à la location du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00.

Lors du remplissage en ligne du formulaire de demande d'utilisation des installations du THD, veuillez utiliser un PC pour une compatibilité optimale. Sinon, vous pouvez enregistrer un fichier PDF et e-mail. Veuillez contacter Marcus Anderson pour toute question supplémentaire via e-mail.

Types de chambres

Cuisine de démonstration
La cuisine de démonstration est une cuisine entièrement équipée, idéale pour les cours de cuisine, les démonstrations et les réunions en petits groupes (jusqu'à 20 personnes). Elle comprend un îlot central avec plaque de cuisson intégrée et miroir pour une visibilité optimale. Vous y trouverez également le Wi-Fi, un réfrigérateur, un congélateur, une machine à glaçons et un four double. La préparation des aliments est possible, mais leur cuisson n'est pas autorisée. Pour les groupes de plus de 15 personnes, le recours à un traiteur agréé est obligatoire ; vous pouvez également utiliser des produits alimentaires achetés auprès d'un fournisseur agréé. La vaisselle et les ustensiles de cuisine ne sont pas inclus dans la location de la chambre.

Taux:

1/2 journée : $100
Journée complète : $180
Installation de base/entretien ménager/parking/sécurité : frais fixes supplémentaires de $100

Grande salle – Salle 208
La grande salle est un espace ouvert conçu pour s'adapter à une grande variété d'agencements et d'événements. Pouvant accueillir jusqu'à 200 personnes, elle est idéale pour les événements communautaires, les formations, les réceptions et les grandes réunions. La cuisine de démonstration est adjacente à la grande salle et peut être ajoutée moyennant un supplément forfaitaire.

L'espace comprend de longues tables de 1,80 m et des chaises vertes rembourrées, sans frais supplémentaires. La location inclut l'utilisation d'un podium, de microphones, du Wi-Fi pour les invités, ainsi que d'un équipement audiovisuel intégré comprenant un projecteur, un écran, un système de sonorisation et un éclairage modulable, idéal pour les présentations et les événements. La présence d'un technicien audiovisuel de THD est requise pour le fonctionnement de cet équipement, ce qui engendrera des frais supplémentaires. L'utilisation de l'équipement audiovisuel est soumise à autorisation. Pour plus de flexibilité, la salle peut être divisée en sections plus petites grâce à des cloisons amovibles.

Taux:

1/2 journée : $180
Journée complète : $300
Installation de base/nettoyage/parking/sécurité : frais fixes supplémentaires de $150
- Des frais fixes supplémentaires de $100 s'appliquent également pour l'utilisation de la cuisine de démonstration.

Chambre de taille moyenne (203)
La salle de taille moyenne est équipée d'une grande table fixe et de sièges confortables pour 25 personnes. La location inclut l'accès Wi-Fi, un équipement audiovisuel intégré comprenant un projecteur, un écran, un système de sonorisation et un éclairage modulable, idéal pour les présentations et les événements. La présence d'un technicien audiovisuel THD est requise sur place pour le fonctionnement de cet équipement, ce qui engendre des frais supplémentaires. L'utilisation de l'équipement audiovisuel est soumise à autorisation.

Taux:

1/2 journée : $100
Journée complète : $180
Installation de base/entretien ménager/parking/sécurité : inclus dans le prix

Petites chambres (201 et 202)
Deux petites salles sont disponibles. Chacune est équipée d'une grande table fixe et de sièges confortables pour 10 personnes. La location comprend l'accès Wi-Fi, un équipement audiovisuel intégré avec projecteur, écran, système de sonorisation et éclairage modulable, idéal pour les présentations et les événements. La présence d'un technicien audiovisuel THD est requise pour le fonctionnement de cet équipement, ce qui engendre des frais supplémentaires. L'utilisation de l'équipement audiovisuel est soumise à autorisation.

Taux:

1/2 journée : $50
Journée complète : $100
Installation de base/entretien ménager/parking/sécurité : inclus dans le prix

Chambre 202

Chambre 201

Politiques de location de chambres

Politiques

Un contrat d'utilisation des installations signé est requis pour toutes les réservations.
Les locaux de THD sont non-fumeurs ; il est donc strictement interdit de fumer dans l’enceinte de THD. Tout manquement à cette règle pourra entraîner une expulsion du bâtiment.
La cuisine de démonstration ne peut pas être utilisée pour la préparation des aliments ; cependant, elle peut être utilisée pour la préparation ou l'installation.
Toute la vaisselle, les verres, les couverts, les casseroles/poêles ou tout autre ustensile de cuisine ne peuvent être utilisés.
Pour les groupes de plus de 15 personnes, un traiteur agréé est requis ; à défaut, des produits alimentaires achetés auprès d'un fournisseur agréé peuvent être utilisés.
Nous encourageons l'utilisation de fournitures jetables lors de l'utilisation des installations de cuisine.
Boissons alcoolisées interdites.
L'équipement audiovisuel de THD ne peut être utilisé sans autorisation préalable. Tout ordinateur portable ou autre appareil utilisé doit être apporté quelques jours à l'avance afin d'en vérifier la compatibilité. Il est possible de demander, moyennant des frais supplémentaires, la présence d'un technicien audiovisuel de THD sur place pendant les heures ouvrables afin d'installer le matériel audiovisuel avant votre événement.
La prise de photos et/ou de vidéos des événements est autorisée dans le cadre de la location de la salle.
Toutes les décorations doivent être autoportantes et conformes à la convention d'utilisation des installations signée. Seul le ruban adhésif bleu est autorisé sur les murs.
Toute publicité, quelle qu'elle soit, faisant la promotion d'événements organisés par THD, y compris, mais sans s'y limiter, les brochures, prospectus, dépliants, autocollants, badges, prospectus et tout support destiné à la télévision, à la presse écrite, à la radio ou à l'affichage extérieur, doit être soumise à l'approbation de THD avant sa diffusion. Aucune publicité ne doit indiquer ni sous-entendre que THD est affilié, sponsor, bénéficiaire ou soutien de quelque manière que ce soit à l'activité ou à l'événement en question.
l'événement ou les participants en général. Voir plus dans le menu déroulant suivant.

Frais

Acompte : 25% à l'avance pour réserver au moins deux semaines avant l'événement.
Annulation : Remboursement intégral jusqu'à 7 jours avant l'événement ; remboursement 50% jusqu'à 48 heures.
Le prix du support de diffusion en direct sera déterminé (sur demande).
Le prix du support informatique sera déterminé (sur demande).
Tous les frais doivent être convenus par écrit et payés 48 heures avant l'événement.
Les frais sont susceptibles d'être modifiés à la discrétion de l'administration de THD.
Si un nettoyage supplémentaire est nécessaire, les utilisateurs devront en assumer le coût.
En cas de dommages causés à la chambre ou au matériel de THD, les utilisateurs seront facturés pour ces dommages.

Abus

Les questions relatives aux abus concernant les salles de réunion ou les droits d'utilisation seront traitées par le superviseur du site THD.
Tout usage abusif d'une salle de réunion, du bâtiment ou du contenu d'un local du THD peut entraîner la suspension du droit d'utiliser ces installations. Les actes d'abus peuvent être définis comme suit :
- Dommages à la chambre, au bâtiment ou au contenu
- Non-respect des règles régissant les salles de réunion.
- Laisser des enfants sans surveillance ou ne pas superviser leurs activités.
- Ne pas laisser la salle ou le bâtiment propre et rangé dans le temps imparti à la réunion.
- Omission d'informer le THD des changements d'horaire ou des annulations de réunions.
- Bruit excessif ou activité susceptible de perturber les autres clients de THD.

Autorisation de publicité pour les utilisateurs des salles de réunion THD

Toute publicité extérieure à votre organisation concernant une réunion ou un événement organisé dans un local de THD doit être approuvée au préalable. Veuillez remplir le formulaire. Formulaire de soumission de publicité pour la location d'installations.

Les affiches, les annonces et le matériel promotionnel doivent avoir une apparence, une typographie et une reproduction professionnelles.
Les communications, y compris les communiqués de presse, les publications sur des pages Web ou d'autres plateformes de médias sociaux (ex : Facebook, Instagram, X, etc.), doivent également être approuvées.
Les coordonnées de l'organisation doivent figurer sur tous les supports publicitaires, y compris les documents promotionnels imprimés et les publications sur les réseaux sociaux.
Le logo de THD ne doit figurer sur aucun support promotionnel ni publicitaire. La mention légale suivante doit figurer sur tous les supports promotionnels et publicitaires :
- " Cet événement n'est aucunement affilié au département de la santé de Tulsa. Le département de la santé de Tulsa ne parraine ni n'approuve cet événement, les intervenants ou l'organisation. "
Un membre du personnel de THD examinera votre demande de publicité. Vous recevrez un courriel vous informant de l'approbation ou du refus de votre demande dans un délai de trois jours ouvrables.
Vous devez informer THD de toute invitation adressée à des personnalités, intervenants ou conférenciers de renom. Veuillez également informer THD si vous prévoyez une participation exceptionnellement importante en raison de la présence d'une personnalité importante, avant toute planification et promotion de l'événement/réunion. À titre d'exemple, cette liste peut inclure des élus locaux ou nationaux, des représentants des médias, des célébrités, des personnalités publiques, etc. THD se réserve le droit d'annuler tout événement pour lequel aucune notification préalable n'a été faite.
Le non-respect des exigences précédentes peut entraîner le refus d'accès aux installations de THD pour une organisation.

Cet espace est pour vous

Le département de la santé de Tulsa est votre lieu de rencontre, d'épanouissement et de création de liens. Nous sommes impatients d'accueillir votre prochain événement important.