Políticas

• Se requiere un acuerdo de uso y licencia de las instalaciones firmado para todas las reservas.
• Las instalaciones de THD son libres de tabaco, por lo que está totalmente prohibido fumar en sus instalaciones. El incumplimiento de esta política podría resultar en la expulsión del edificio.
• La cocina de demostración no se puede utilizar para preparar alimentos; sin embargo, la cocina se puede utilizar para preparar o montar.
• No se pueden utilizar platos, vasos, cubiertos, ollas/sartenes ni ningún otro utensilio de la cocina.
• Se requiere un proveedor de catering autorizado para grupos de más de 15 personas o se pueden utilizar alimentos comprados a un proveedor autorizado.
• Fomentamos el uso de suministros desechables al utilizar las instalaciones de la cocina.
• No se permiten bebidas alcohólicas.
• El equipo audiovisual de THD no se puede utilizar sin permiso previo. Cualquier computadora portátil u otro equipo que se utilice debe traerse con unos días de anticipación para comprobar su compatibilidad. Se puede solicitar un miembro del personal técnico de audio y visual de THD por una tarifa adicional para que esté en el lugar durante el horario comercial para configurar el equipo audiovisual antes de su evento.
• Se permite filmar y/o fotografiar eventos como parte del alquiler del lugar.
• Todas las decoraciones deben ser independientes y cumplir con el Acuerdo de Uso y Licencia de las Instalaciones firmado. Solo se permite el uso de cinta adhesiva azul en las paredes.
• Toda publicidad de cualquier tipo que promocione eventos celebrados en THD, incluyendo, entre otros, folletos, volantes, panfletos, pegatinas, botones, volantes y cualquier material creado para televisión, periódicos, radio o publicidad exterior, deberá presentarse a THD para su aprobación previa a su distribución. Ningún anuncio deberá indicar ni insinuar que THD está afiliado, patrocina, beneficia o apoya la actividad específica.
  el evento o los participantes en general. Ver más en el siguiente menú desplegable.

Honorarios

• Depósito: 25% por adelantado para reservar al menos dos semanas antes del evento.
• Cancelación: Reembolso total hasta 7 días antes del evento; reembolso 50% hasta 48 horas.
• El precio del soporte de transmisión en vivo se determinará (si se solicita).
• Precio de soporte TI a determinar (si se solicita).
• Todos los honorarios deben acordarse por escrito y pagarse 48 horas antes del evento.
• Las tarifas están sujetas a cambios a discreción de la administración de THD.
• Si se requiere limpieza adicional, se cobrará a los usuarios el costo de la limpieza.
• Si se producen daños en la sala o en el equipo de THD, se cobrará a los usuarios por dichos daños.

Abuso

• Los asuntos relacionados con el abuso de las salas de reuniones o los privilegios de uso serán manejados por el Supervisor del Sitio de la ubicación de THD.
• El abuso en una sala de reuniones, en el edificio o en el contenido de una instalación de THD puede resultar en la cancelación del privilegio de uso de las instalaciones. Los casos de abuso pueden definirse como:
  • Daños a la habitación, al edificio o al contenido
  • Incumplimiento de las políticas que rigen las salas de reuniones.
  • Dejar a los niños sin supervisión o no supervisar las actividades de los niños.
  • No dejar la sala o edificio en condiciones ordenadas y limpias en el tiempo permitido para la reunión.
  • No notificar al THD sobre cambios o cancelaciones de horarios de reuniones.
  • Ruido o actividad excesivos que puedan molestar a otros clientes de THD.

Toda publicidad fuera de la membresía de su organización relacionada con una reunión o evento celebrado en una ubicación de THD debe ser aprobada con antelación. Por favor, complete el formulario. Formulario de presentación de publicidad de alquiler de instalaciones.

• Los carteles, anuncios y material promocional deben ser profesionales en apariencia, rotulación y reproducción.
• Las comunicaciones, incluidos comunicados de prensa, publicaciones en páginas web u otros medios de redes sociales (por ejemplo: Facebook, Instagram, X, etc.) también necesitan aprobación.
• La información de contacto de la organización debe incluirse en toda la publicidad, incluido el material promocional impreso y las publicaciones en las redes sociales.  
• El logotipo de THD no puede aparecer en ningún material promocional ni publicitario. La siguiente cláusula de exención de responsabilidad debe aparecer en todo material promocional o publicitario:
  • "Este evento no tiene ninguna afiliación con el Departamento de Salud de Tulsa. El Departamento de Salud de Tulsa no patrocina ni respalda este evento, a los oradores ni a la organización."
• Un miembro del personal de THD revisará su solicitud de publicidad. En un plazo de 3 días hábiles, recibirá un correo electrónico con la aprobación o denegación de su solicitud.
• Debe notificar a THD sobre las invitaciones a invitados, presentadores o ponentes de alto perfil. También notifique a THD si prevé una asistencia mayor de lo habitual debido a un participante de alto perfil antes de planificar y promocionar el evento/reunión. Algunos ejemplos incluyen, entre otros: funcionarios electos locales o nacionales, medios de comunicación, celebridades, figuras clave, etc. THD se reserva el derecho de cancelar cualquier evento sin notificación previa.
• El incumplimiento de los requisitos anteriores puede resultar en que a una organización se le niegue el uso de las instalaciones de THD.