Richtlinien

• Für alle Buchungen ist eine unterzeichnete Nutzungs- und Lizenzvereinbarung erforderlich.
• Die Einrichtungen von THD sind rauchfrei, daher ist das Rauchen auf dem gesamten THD-Gelände strengstens verboten. Zuwiderhandlungen können zum Verweis aus dem Gebäude führen.
• Die Vorführküche darf nicht zur Zubereitung von Speisen genutzt werden; sie kann jedoch zum Vorbereiten oder Aufbauen verwendet werden.
• Sämtliches Geschirr, Gläser, Besteck, Töpfe/Pfannen und alle anderen Küchenutensilien dürfen nicht benutzt werden.
• Für Gruppen ab 15 Personen ist ein zugelassener Caterer erforderlich; alternativ können Lebensmittel von einem zugelassenen Anbieter bezogen werden.
• Wir empfehlen die Verwendung von Einwegartikeln bei der Nutzung der Kücheneinrichtungen.
• Alkoholische Getränke sind nicht erlaubt.
• Die audiovisuellen Geräte von THD dürfen nur mit vorheriger Genehmigung verwendet werden. Laptops und andere verwendete Geräte sollten einige Tage vor Veranstaltungsbeginn zur Kompatibilitätsprüfung mitgebracht werden. Gegen eine zusätzliche Gebühr kann ein Mitarbeiter des THD-Audio- und Videotechnik-Teams angefordert werden, der während der Geschäftszeiten vor Ort ist, um die audiovisuelle Ausrüstung vor Ihrer Veranstaltung aufzubauen.
• Film- und/oder Fotoaufnahmen von Veranstaltungen sind im Rahmen der Anmietung des Veranstaltungsortes gestattet.
• Alle Dekorationen müssen freistehend sein und der unterzeichneten Nutzungs- und Lizenzvereinbarung entsprechen. An den Wänden ist ausschließlich blaues Kreppband zulässig.
• Sämtliche Werbemittel für Veranstaltungen im THD, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Broschüren, Flyer, Faltblätter, Aufkleber, Buttons, Prospekte und jegliches Material für Fernseh-, Zeitungs-, Radio- oder Außenwerbung, müssen vor der Verteilung dem THD zur Genehmigung vorgelegt werden. In keiner Werbung darf behauptet oder angedeutet werden, dass das THD in irgendeiner Weise mit der jeweiligen Veranstaltung verbunden, Sponsor, Begünstigter oder Unterstützer ist.
  die Veranstaltung oder die Teilnehmer im Allgemeinen. Mehr dazu im nächsten Dropdown-Menü.

Gebühren

• Anzahlung: 25% im Voraus, um mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung zu reservieren.
• Stornierung: Volle Rückerstattung bis zu 7 Tage vor der Veranstaltung; 50%-Rückerstattung bis zu 48 Stunden.
• Der Preis für die Livestream-Unterstützung wird auf Anfrage noch festgelegt.
• Der Preis für IT-Support wird auf Anfrage separat festgelegt.
• Alle Gebühren müssen schriftlich vereinbart und 48 Stunden vor der Veranstaltung bezahlt werden.
• Die Gebühren können nach Ermessen der THD-Verwaltung geändert werden.
• Falls eine zusätzliche Reinigung erforderlich ist, werden den Nutzern die Kosten für die Reinigung in Rechnung gestellt.
• Falls Schäden am Raum oder an der Ausrüstung von THD entstehen, werden den Nutzern diese Schäden in Rechnung gestellt.

Missbrauch

• Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Missbrauch von Besprechungsräumen oder Nutzungsrechten werden vom Standortleiter des THD-Standorts bearbeitet.
• Missbrauch eines Besprechungsraums, des Gebäudes oder des Inventars einer THD-Einrichtung kann zum Entzug der Nutzungsberechtigung führen. Missbrauch kann wie folgt definiert werden:
  • Beschädigung des Zimmers, des Gebäudes oder des Inhalts
  • Nichteinhaltung der für Besprechungsräume geltenden Richtlinien.
  • Kinder unbeaufsichtigt lassen oder die Aktivitäten von Kindern nicht beaufsichtigen.
  • Wenn der Raum oder das Gebäude nicht innerhalb der für die Besprechung festgelegten Zeit in einem sauberen und ordentlichen Zustand verlassen wird.
  • Versäumnis, die THD über Änderungen oder Absagen von Besprechungszeiten zu informieren.
  • Übermäßiger Lärm oder übermäßige Aktivitäten, die andere THD-Kunden stören könnten.

Jegliche Veröffentlichung außerhalb der Mitgliedschaft Ihrer Organisation bezüglich einer Tagung oder Veranstaltung an einem THD-Standort muss im Voraus genehmigt werden. Bitte füllen Sie das Formular aus. Formular zur Einreichung von Werbemaßnahmen für die Vermietung von Einrichtungen.

• Plakate, Ankündigungen und Werbematerialien müssen in Erscheinungsbild, Schriftart und Reproduktion professionell sein.
• Auch Mitteilungen, einschließlich Pressemitteilungen, Beiträge auf Webseiten oder anderen Social-Media-Plattformen (z. B. Facebook, Instagram, X usw.), bedürfen der Genehmigung.
• Die Kontaktdaten der Organisation müssen in allen Werbematerialien, einschließlich gedruckter Werbemittel und Social-Media-Beiträge, angegeben werden.  
• Das Logo von THD darf nicht auf Werbematerialien oder in der Öffentlichkeitsarbeit erscheinen. Der folgende Haftungsausschluss muss auf allen Werbematerialien oder in der Öffentlichkeitsarbeit enthalten sein:
  • "Diese Veranstaltung steht in keinerlei Verbindung zum Gesundheitsamt von Tulsa. Das Gesundheitsamt von Tulsa unterstützt oder befürwortet weder diese Veranstaltung noch den/die Redner/in oder die Organisation."
• Ein Mitarbeiter von THD wird Ihren Antrag auf Veröffentlichung prüfen. Innerhalb von drei Werktagen erhalten Sie eine E-Mail mit der Genehmigung oder Ablehnung Ihres Antrags.
• Sie müssen THD über Einladungen an hochrangige Gäste, Referenten oder Redner informieren. Benachrichtigen Sie THD auch, wenn Sie aufgrund eines prominenten Teilnehmers mit einer überdurchschnittlich hohen Teilnehmerzahl rechnen, bevor Sie die Veranstaltung/das Meeting planen und bewerben. Beispiele hierfür sind unter anderem: lokale/nationale Amtsträger, Medienvertreter, Prominente, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens usw. THD behält sich das Recht vor, Veranstaltungen abzusagen, die nicht im Voraus angemeldet wurden.
• Die Nichteinhaltung der vorstehenden Anforderungen kann dazu führen, dass einer Organisation die Nutzung der THD-Einrichtungen verweigert wird.