Chính sách

• Mọi đặt phòng đều phải có Thỏa thuận cấp phép và sử dụng cơ sở vật chất đã ký.
• Cơ sở vật chất của THD cấm hút thuốc lá nên tuyệt đối không được hút thuốc trong khuôn viên THD. Việc không tuân thủ chính sách này có thể dẫn đến việc bị yêu cầu rời khỏi tòa nhà.
• Bếp trình diễn không thể được sử dụng để chế biến thức ăn; tuy nhiên, bếp có thể được sử dụng để chuẩn bị hoặc sắp xếp.
• Không được sử dụng tất cả các loại đĩa, đồ thủy tinh, đồ bạc, nồi/chảo hoặc bất kỳ đồ dùng nào khác trong bếp.
• Đối với nhóm trên 15 người, cần phải có đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống được cấp phép hoặc có thể mua thực phẩm từ nhà cung cấp được cấp phép.
• Chúng tôi khuyến khích sử dụng đồ dùng dùng một lần khi sử dụng các tiện nghi trong bếp.
• Không được phép sử dụng đồ uống có cồn.
• Không được sử dụng thiết bị nghe nhìn của THD nếu không được sự cho phép trước. Bất kỳ máy tính xách tay hoặc thiết bị nào khác đang được sử dụng nên được mang đến trước vài ngày để kiểm tra khả năng tương thích. Bạn có thể phải trả thêm phí để yêu cầu nhân viên kỹ thuật âm thanh và hình ảnh của THD có mặt tại chỗ trong giờ làm việc để lắp đặt thiết bị nghe nhìn trước sự kiện của bạn.
• Được phép quay phim và/hoặc chụp ảnh sự kiện khi thuê địa điểm.
• Tất cả đồ trang trí phải đứng độc lập và tuân thủ Thỏa thuận Sử dụng và Cấp phép Cơ sở đã ký. Chỉ được phép dán băng dính màu xanh lên tường.
• Tất cả quảng cáo dưới bất kỳ hình thức nào liên quan đến các sự kiện được tổ chức tại THD, bao gồm nhưng không giới hạn ở brochure, tờ rơi, tờ gấp, nhãn dán, huy hiệu, tờ rơi và bất kỳ tài liệu nào được tạo ra cho quảng cáo truyền hình, báo chí, radio hoặc ngoài trời, đều phải được THD phê duyệt trước khi phân phối. Không quảng cáo nào được nêu hoặc ngụ ý rằng THD có bất kỳ mối liên kết nào với, nhà tài trợ, bên thụ hưởng hoặc bên ủng hộ hoạt động cụ thể hoặc của THD.
  sự kiện hoặc người tham gia nói chung. Xem thêm trong menu thả xuống tiếp theo.

Phí

• Tiền đặt cọc: 25% trả trước để giữ chỗ ít nhất hai tuần trước sự kiện.
• Hủy bỏ: Hoàn tiền đầy đủ trước 7 ngày so với sự kiện; hoàn tiền 50% trước 48 giờ.
• Giá hỗ trợ phát trực tiếp sẽ được xác định (nếu được yêu cầu).
• Giá hỗ trợ CNTT sẽ được xác định (nếu được yêu cầu).
• Mọi khoản phí phải được thỏa thuận bằng văn bản và thanh toán trước 48 giờ so với sự kiện.
• Phí có thể thay đổi tùy theo quyết định của ban quản lý THD.
• Nếu cần vệ sinh thêm, người dùng sẽ phải trả thêm chi phí vệ sinh.
• Nếu phòng hoặc thiết bị của THD bị hư hỏng, người dùng sẽ phải chịu phí cho những hư hỏng đó.

Lạm dụng

• Các vấn đề liên quan đến việc lạm dụng phòng họp hoặc quyền sử dụng sẽ được Giám sát viên tại địa điểm THD xử lý.
• Việc lạm dụng phòng họp, tòa nhà hoặc nội dung của cơ sở THD có thể dẫn đến việc chấm dứt quyền sử dụng cơ sở. Các trường hợp lạm dụng có thể được định nghĩa như sau:
  • Thiệt hại cho phòng, tòa nhà hoặc đồ đạc
  • Không tuân thủ các chính sách quản lý phòng họp.
  • Để trẻ em không có người trông coi hoặc không giám sát các hoạt động của trẻ em.
  • Không rời khỏi phòng hoặc tòa nhà trong tình trạng gọn gàng và sạch sẽ trong thời gian họp cho phép.
  • Không thông báo cho THD về việc thay đổi hoặc hủy giờ họp.
  • Tiếng ồn hoặc hoạt động quá mức có thể làm phiền những khách hàng THD khác.

Mọi hoạt động quảng cáo bên ngoài tổ chức của bạn liên quan đến cuộc họp hoặc sự kiện được tổ chức tại địa điểm THD phải được chấp thuận trước. Vui lòng điền vào mẫu Mẫu đơn đăng ký quảng cáo cho thuê cơ sở.

• Áp phích, thông báo và tài liệu quảng cáo phải có hình thức, chữ viết và cách sao chép chuyên nghiệp.
• Các thông tin liên lạc, bao gồm thông cáo báo chí, bài đăng trên trang web hoặc các phương tiện truyền thông xã hội khác (ví dụ: Facebook, Instagram, X, v.v.) cũng cần được chấp thuận.
• Thông tin liên lạc của tổ chức phải được đưa vào mọi hoạt động quảng cáo, bao gồm tài liệu quảng cáo in ấn và bài đăng trên mạng xã hội.  
• Logo của THD không được xuất hiện trên bất kỳ tài liệu quảng cáo hoặc thông tin nào. Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm sau đây phải xuất hiện trên tất cả tài liệu quảng cáo hoặc thông tin:
  • ""Sự kiện này không liên kết theo bất kỳ cách nào với Sở Y tế Tulsa. Sở Y tế Tulsa không tài trợ hay xác nhận sự kiện này, diễn giả hay tổ chức này.""
• Nhân viên THD sẽ xem xét yêu cầu quảng cáo của bạn. Trong vòng 3 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được email chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu quảng cáo của bạn.
• Quý vị phải thông báo cho THD về lời mời đến các khách mời, diễn giả hoặc diễn giả nổi tiếng. Đồng thời, hãy thông báo cho THD nếu quý vị dự kiến số lượng người tham dự đông hơn bình thường do có sự tham gia của một người nổi tiếng trước khi lên kế hoạch và quảng bá sự kiện/cuộc họp. Ví dụ bao gồm nhưng không giới hạn ở: các quan chức dân cử địa phương/quốc gia, phương tiện truyền thông, người nổi tiếng, người đưa tin, v.v. THD có quyền hủy bất kỳ sự kiện nào mà không nhận được thông báo trước.
• Không tuân thủ các yêu cầu nêu trên có thể dẫn đến việc tổ chức bị từ chối sử dụng cơ sở THD.